Yahoo Mail: Email & Planner

Analysoinut Appwesome

Kun sähköposti, tapaamispyyntö ja muistettava asia osuvat samaan päivään, ongelma ei yleensä ole viestien puute vaan niiden hajautuminen. Itse haluan nähdä, mitä pitää vastata, mitä kannattaa siirtää kalenteriin ja mikä voi odottaa. Yahoo Mail: Email & Planner on Yahoo’n viestintäsovellus, jonka ideana on pitää sähköposti ja arjen suunnittelu samassa paikassa. Se sopii parhaiten ihmiselle, joka käsittelee paljon sähköpostia ja haluaa vähentää sovellusten välillä hyppimistä.

Kun päivä alkaa postilaatikosta

Kuvitellaan tavallinen aamu: avaan puhelimen ja löydän postista työhön liittyvän viestin, viestin koululta sekä mainoksia ja uutiskirjeitä. Pelkkä lukemattomien viestien selaaminen ei vielä auta päättämään, mihin tarttua. Käytännöllinen tapa aloittaa on käsitellä postia pienissä erissä: etsi ensin viestit, joihin on vastattava, siirrä selvästi tarpeettomat pois tieltä ja jätä myöhemmin luettavat viestit omaan kansioonsa tai odottamaan sopivaa hetkeä.

Yahoo Mail: Email & Planner on ilmainen sovellus, ja sen voi ottaa käyttöön ilman ostohintaa. Yahoo on kehittäjä, ja sovelluksella on laaja käyttäjäkunta: latauksia on yli sata miljoonaa ja keskimääräinen arvio on 4,5. Nämä kertovat suosiosta, mutta eivät yksin ratkaise sitä, sopiiko sovellus omaan työskentelytapaani. Maksuttomaan käyttöön voi liittyä sovelluksen sisäisiä ostoksia, jos laskutus kulkee Playn kautta; tarjolla oleva hintahaarukka ulottuu noin eurosta 130 euroon.

Viestien lajittelusta päivän suunnitelmaksi

Minulle tämän sovelluksen hyödyllisin ajatus on käsitellä sähköpostia lähtöpisteenä eikä koko päivän tehtävälistana. Kun viesti vaatii konkreettisen jatkotoimen, kannattaa erottaa toisistaan vastaus, kalenteriin kuuluva tapaaminen ja asia, joka on muistettava myöhemmin. Näin postilaatikko ei jää ainoaksi paikaksi, josta päivän velvollisuuksia yritän muistaa.

Poimi tärkeä, älä vain selaa

Viestien kansiot auttavat, kun haluan erottaa esimerkiksi työasiat, kuitit ja perheen viestit toisistaan. Suodattimia kannattaa hyödyntää silloin, kun postilaatikossa on toistuvasti samanlaisia viestejä tai etsin tiettyä keskustelua. Roskapostin hallintaan tarkoitetut työkalut ovat toinen arjen etu: turha posti vie vähemmän huomiota, kun sen käsittely ei jää jokaisen päivän manuaaliseksi siivousurakaksi.

Yksi käyttökelpoinen tapa on tehdä ensin nopea lajittelukierros ja palata vasta sitten vaativiin viesteihin. Esimerkiksi matkasuunnitelmia tehdessä voin etsiä varausviestit, erottaa ne mainoksista ja palata niihin järjestyksessä. Kansioiden arvo näkyy erityisesti myöhemmin: kun tarvitsen tietyn viestin, muistan suunnilleen mihin olen sen laittanut sen sijaan, että selaan koko postilaatikkoa uudelleen.

Kun sähköposti muuttuu tapaamiseksi

Jos viestissä sovitaan ajasta, kalenteriin siirtyminen on luonteva seuraava askel. Sovelluksen kalenteriosiossa voi lisätä tapahtumia ja muistutuksia, ja sähköpostista voi siirtää tapaamiseen liittyviä tietoja suunnitteluun. Tämä on hyödyllistä esimerkiksi silloin, kun sovin vastaanottoajasta tai keskustelusta viestitse: voin hoitaa asian ja varata sille ajan ilman, että vaihdan jatkuvasti erillisten työkalujen välillä.

Kannattaa silti tarkistaa tapahtuman tiedot itse ennen kuin luottaa siihen. Viestiketjussa voi olla useita ehdotettuja aikoja, ja viimeisin vastaus voi muuttaa aiempaa suunnitelmaa. Oma toimintatapani olisi vahvistaa sovittu päivä ja kellonaika, lisätä tapahtuma kalenteriin ja asettaa muistutus sen mukaan, kuinka paljon valmistelua tarvitsen. Näin sähköposti toimii tiedon lähteenä, mutta kalenteri on paikka, josta tarkistan lopullisen suunnitelman.

Kalenterin hyöty ei rajoitu tapaamisiin. Jos saan viestin asiasta, johon pitää palata tiettynä päivänä, muistutuksen käyttäminen voi estää viestin hautautumisen uusien saapuvien viestien alle. Tärkeä ero on siinä, että kalenteriin kannattaa laittaa ajankohtaan sidottu asia, ei jokaista pientä tehtävää. Muuten näkymä täyttyy merkinnöistä eikä enää auta näkemään, mikä päivästä todella on varattu.

Sujuva työnkulku tarvitsee myös siirrot

Arjessa sähköpostisovellus harvoin hoitaa kaikkea yksin. Voin saada viestissä osoitteen, kuitin tai tapaamisen tiedot ja siirtää olennaisen kalenteriin tai toiseen työvälineeseen. Jos keskustelu vaatii yhteistyötä, varsinainen työ voi jatkua esimerkiksi työpaikan käyttämässä palvelussa. Yahoo Mailin etu on siinä, että viestin ja ajankäytön hallinta ovat lähekkäin; sen rajana on se, ettei tämä itsessään korvaa tiimin tehtävänhallintaa tai yhteistä projektityökalua.

Kun käytössä on useampi sähköpostiosoite, mahdollisuus lisätä muita tilejä, kuten Gmail- tai Outlook-tili, voi koota viestit yhteen näkymään. Tämä on kätevää, jos haluan tarkistaa henkilökohtaisen ja työpostin samasta sovelluksesta. Samalla keskitetty näkymä vaatii huolellisuutta: ennen vastaamista kannattaa vilkaista, millä tilillä viesti on vastaanotettu, jotta henkilökohtainen vastaus ei lähde työosoitteesta tai päinvastoin.

Usean tilin hallinta ei myöskään tarkoita, että kaikki viestintä olisi automaattisesti yhtä selkeää. Jos eri osoitteilla on eri tarkoitukset, kansioiden ja omien rutiinien merkitys kasvaa. Esimerkiksi laskut ja työviestit kannattaa pitää erillään tavalla, jonka muistan kiireessäkin. Sovellus vähentää sovellusten vaihtamista, mutta se ei voi päättää puolestani, miten haluan järjestää omat tilini.

Mihin se asettuu muiden sähköpostivaihtoehtojen rinnalla

Jos käytän jo Gmailia tai Outlookia, päätös ei ole vain kysymys siitä, pystyykö Yahoo Mail näyttämään viestit. Olennaista on, haluanko käyttää tuttua palvelua omassa sovelluksessaan vai tuoda useita tilejä yhden sovelluksen alle. Yahoo Mail on järkevä kokeilu, jos arvostan sen kansioihin ja suodattimiin perustuvaa järjestelyä sekä sähköpostin ja kalenterin läheistä yhteyttä. Jos taas koko työni rakentuu toisen palvelun kalenteriin, tehtäviin ja organisaation yhteisiin käytäntöihin, sen oman sovelluksen käyttäminen voi olla vaivattomampaa.

Kevyeen henkilökohtaiseen käyttöön pelkkä sähköpostisovellus voi riittää paremmin, jos en tarvitse kalenteria samassa näkymässä. Toisaalta Yahoo Mailin yhdistelmä on hyödyllinen, kun sähköpostit synnyttävät usein sovittavia aikoja tai muistettavia jatkotoimia. Valinta riippuu siis siitä, mistä kitka omassa päivässä syntyy: viestien löytämisestä, tilien välillä vaihtamisesta vai tapaamisten unohtumisesta.

Arvioita sovelluksella on noin 8,7 miljoonaa ja kirjoitettuja arvosteluja noin 1,8 miljoonaa, mikä osoittaa, että kyse ei ole uudesta tai harvoin käytetystä sähköpostityökalusta. En silti pitäisi suurta suosiota takuuna siitä, että käyttöliittymä tuntuu kaikista omalta. Jos olen tottunut toisen palvelun tapaan näyttää keskustelut tai järjestää postia, vaihtamiseen liittyy aina totuttelua, vaikka keskeiset tehtävät olisivat tuttuja.

Missä työnkulku voi takkuilla

Yhdistetty sähköposti ja kalenteri kuulostavat siistiltä ratkaisulta, mutta yhdessä paikassa oleminen ei automaattisesti tee kaikesta yksinkertaisempaa. Jos postilaatikkoon tulee valtavasti viestejä, se vaatii yhä omat rajat ja siivousrutiinin. Kansioiden rakentaminen liian tarkaksi järjestelmäksi voi myös hidastaa käyttöä: jos joudun miettimään joka viestin kohdalla usean vaihtoehdon välillä, lajittelu vie enemmän aikaa kuin myöhempi haku.

Toinen mahdollinen kitka syntyy useiden tilien yhteydessä. Yhteinen näkymä säästää vaihtamiselta, mutta voi sekoittaa henkilökohtaisen ja ammatillisen viestinnän, jos en tarkista lähettäjätiliä ennen vastaamista. Kun viestin sisältö on arkaluonteinen tai vastaanottaja tärkeä, pieni tarkistus on järkevämpi kuin kiireessä napautettu vastaus. Sovelluksen käyttäminen ei poista tarvetta huolelliseen viestintään.

Myös kalenterin ja sähköpostin roolit kannattaa pitää selvinä. Kaikki viestissä mainitut päivät eivät ole omia tapaamisia, eivätkä kaikki tehtävät tarvitse kalenterimerkintää. Jos merkitsen jokaisen muistettavan asian tapahtumaksi, kalenterista voi tulla sekava. Minusta toimivin tapa on käyttää kalenteria sovituille ajoille ja muistutuksille sekä pitää muu postin käsittely erillään, jolloin näen päivän sitoumukset yhdellä silmäyksellä.

Kenelle valitsisin tämän sovelluksen

Suosittelisin sitä ystävälle, joka hoitaa paljon arjen asioita sähköpostitse ja haluaa löytää viestit, sopia tapaamiset sekä pitää muistutukset lähellä toisiaan. Se voi sopia myös ihmiselle, jolla on useita sähköpostitilejä ja joka haluaa tarkistaa ne yhdestä sovelluksesta. Erityisesti silloin, kun sähköposti on sekä viestikanava että paikka, josta päivän suunnitelmat alkavat, yhdistelmä tuntuu luontevalta.

Sen sijaan jättäisin sen väliin, jos olen tyytyväinen nykyiseen sähköpostisovellukseeni enkä kaipaa kalenteria samaan kokonaisuuteen. Se ei myöskään ole ihanteellinen valinta, jos työpaikan tapaamisten ja tehtävien hallinta perustuu tarkasti toiseen palveluun ja haluan kaiken synkronoituvan juuri sen ehdoilla. Silloin nykyisen järjestelmän käyttö voi olla selkeämpää kuin rinnakkaisen suunnittelutavan rakentaminen.

Sovelluksen sisältöluokitus on vanhempien valvonnassa, joten perheen kannattaa huomioida tämä, jos sovellusta ollaan ottamassa käyttöön lapsen laitteella. Yahoo Mail julkaistiin 22.6.2010, ja se on siten pitkään käytössä ollut viestintäsovellus. Se on maksuton ladata, vaikka Playn kautta laskutettavia sovelluksen sisäisiä ostoksia voi olla tarjolla noin 1,09–129,99 euron hintahaarukassa.

Oma tapa käyttää sitä järkevästi

Jos aloittaisin käytön nyt, en yrittäisi järjestää koko postihistoriaa heti. Lisäisin ensin tarvittavat tilit, ottaisin käyttöön muutaman selkeän kansion ja tekisin yhden käytännön kokeen: käsittelisin päivän aikana saapuvan tapaamisviestin alusta loppuun. Lukisin viestin, varmistaisin sovitun ajan, lisäisin tapahtuman kalenteriin ja jättäisin postilaatikkoon vain sen, mihin pitää vielä palata. Näin selviää nopeasti, tukeeko sovelluksen tapa yhdistää vaiheet omaa arkea.

Myöhemmin kannattaa tarkastella, mitkä viestit toistuvat ja mitkä kansiot oikeasti säästävät aikaa. Jos huomaan avaavani samaa viestityyppiä usein, suodattimista voi olla hyötyä. Jos taas en koskaan palaa johonkin kansioon, se on luultavasti turha. Tämä pieni siivous tekee järjestelmästä käytännöllisemmän kuin suuri määrä ennalta rakennettuja kategorioita.

Yahoo on myös osa sovelluksen käyttökokemusta: jos käytän jo muita Yahoo-palveluja, kokonaisuus voi tuntua luontevammalta. Jos en käytä niitä, sovellus voi silti toimia sähköpostin ja kalenterin yhdistelmänä, mutta sen arvo kannattaa arvioida omien rutiinien perusteella eikä oletuksella, että tarvitsen koko ekosysteemiä.

Lopuksi: vähemmän vaihtelua, mutta omat rajat

Olen käyttänyt Yahoo Mail: Email & Planner -sovellusta jo jonkin aikaa, ja voin sanoa, että se on ollut melko vaikuttava kokemus. Jos kaipaat sähköpostisovellusta, joka ei vain auta hallitsemaan viestejäsi, vaan tarjoaa myös kätevän kalenterin, lue eteenpäin!

Aloitetaan käyttöliittymästä. Yahoo Mail: Email & Planner on todella helppokäyttöinen. Heti kun avaat sovelluksen, huomaat sen selkeän ja modernin ulkoasun. Kaikki on sijoitettu loogisesti, mikä tekee navigoinnista yksinkertaista. Olen erityisesti tykännyt siitä, kuinka voin nopeasti siirtyä sähköpostista kalenteriin yhdellä napautuksella.

Kun puhutaan sähköposteista, viestien hallinta on todella sulavaa. Voit helposti järjestellä viestejä kansioihin tai käyttää suodattimia löytääksesi etsimäsi viestit nopeasti. Lisäksi, jos olet kuten minä ja inhoat spämmiä, tämä sovellus tarjoaa loistavia työkaluja roskapostin hallintaan.

Kalenteriominaisuudet

Kalenteriosio on oikeasti loistava lisäys. Olen huomannut, että se tekee ajanhallinnasta todella vaivatonta. Voit asettaa muistutuksia, lisätä tapahtumia ja jopa synkronoida kalenterisi muiden laitteiden kanssa. Tämä ominaisuus on pelastus, jos sinulla on kiireinen aikataulu, kuten minulla.

Mikä tekee tästä kalenterista erityisen, on sen integroitavuus muiden sovellusten kanssa. Voit helposti lisätä tapaamisia ja tapahtumia suoraan sähköposteistasi, mikä säästää aikaa ja vaivaa.

Suorituskyky ja integrointi

Suorituskyvyn osalta Yahoo Mail on ollut todella vakaa. Sovellus käynnistyy nopeasti, eikä se ole kaatunut kertaakaan käytön aikana. Pidän myös siitä, miten se integroituu muiden Yahoo-sovellusten kanssa, mikä tekee siitä täydellisen valinnan, jos olet jo Yahoo-ekosysteemissä.

Lisäksi, jos käytät muita sähköpostitilejä, kuten Gmailia tai Outlookia, voit lisätä ne helposti ja hallita kaikkia viestejäsi yhdessä paikassa. Tämä on todellista arjen helpotusta!

Yksityisyys ja turvallisuus

Yksityisyys on tärkeää, ja Yahoo Mail ottaa sen vakavasti. Sovellus tarjoaa kaksivaiheisen tunnistautumisen, mikä pitää tilisi turvassa. Lisäksi, jos olet huolissasi tietojen jakamisesta, voit hallita asetuksia, jotta voit säilyttää yksityisyytesi hallinnan.

Kaiken kaikkiaan, tämä sovellus on ollut positiivinen kokemus ja suosittelen sitä kaikille, jotka etsivät monitoimista sähköpostisovellusta. Se on työkalu, joka ei vain auta hallitsemaan sähköposteja, vaan myös pitää sinut aikataulussa. Lataa sovellus ja kokeile itse – se saattaa olla juuri se, mitä tarvitset!